Opatření děkana č. 1/2022
Opatření děkana č. 1/2022
Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd
Opatření děkana č. 1/2022
Název:
Postup při zveřejňování písemností na úřední desce FSV UK
Účinnost:
1. 1. 2022
V Praze dne: 31. prosince 2021
doc. PhDr. Alice Němcová Tejkalová, Ph.D.
děkanka fakulty
V souladu s ust. § 25 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb. správní řád, ve znění pozdějších předpisů a ust. § 69a odst. 2 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, ve znění pozdějších předpisů, stanovuje děkanka Fakulty sociálních věd Univerzity Karlovy (dále jen „FSV UK“) tyto podmínky pro zveřejňování písemností na úřední desce FSV UK.
Článek 1
Úřední deska
- Umístění a obsah úřední desky fakulty upravuje čl. 40 Statutu FSV UK. Úřední deska FSV UK je umístěna v budově na Smetanově nábřeží 6, Praha 1.
- Na úřední desce se vyvěšují písemnosti v souladu se správním řádem, zákonem o vysokých školách a dalšími právními předpisy.
- V souladu § 26 odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb. správního řádu vede FSV UK úřední desku v elektronické podobě. Všechny písemnosti umístěné na úřední desce FSV UK jsou současně zveřejněny na internetové stránce FSV UK. Odkaz na elektronickou úřední desku (uvedení internetové adresy) je uveden také na fyzické úřední desce.
- Ve veřejné části internetových stránek FSV UK se zveřejňují veškeré dokumenty a informace uvedené v čl. 63 odst. 2 Statutu Univerzity Karlovy.
Článek 2
Odpovědnost vedoucích příslušných pracovišť
- Vedoucí příslušných pracovišť děkanátu odpovídají za vedení příslušné částí úřední desky:
- vedoucí studijního oddělení za vyvěšení písemností na úřední desce týkajících se studia;
- vedoucí oddělení cizojazyčných studijních programů za vyvěšení písemností na úřední desce týkající se studia cizojazyčných studijních programů.
- Vedením se rozumí odpovědnost za správnost vyvěšené písemnosti na úřední desce (jak na fyzické úřední desce, tak na webových stránkách FSV UK), včasné vyvěšení a její archivaci po uplynutí doby vyvěšení.
Článek 3
Doručování veřejnou vyhláškou
- Při doručení veřejnou vyhláškou prostřednictvím úřední desky nesmí dojít ke zveřejnění celého textu písemnosti, ale pouze ke zveřejnění „Oznámení o možnosti převzít písemnost“ (dále jen „Oznámení“). Toto Oznámení obsahuje pouze nezbytné identifikační údaje osoby v rozsahu: (titul), jméno, příjmení, rok narození, případně ID studenta. Součástí Oznámení je vždy také adresa, kde je možné písemnost vyzvednout. Každé Oznámení musí být opatřeno vlastním číslem jednacím.
- V případě zveřejnění Oznámení na elektronické úřední desce je Oznámení z důvodu zamezení indexace dokumentu ze strany internetových vyhledávačů zveřejňováno ve formátu .jpg souboru bez strojově čitelné vrstvy.
- Na Oznámení je vždy vyznačeno datum jeho vyvěšení. Po 15 dnech je toto Oznámení z úřední desky svěšeno a na analogovém dokumentu (založeném případně ve spisu) je vždy vyznačeno datum svěšení Oznámení.
- Na webových stránkách FSV UK je umístěn i tzv. „archiv elektronické úřední desky“. V archivu může být uveden druh dokumentu (např. Rozhodnutí o přerušení studia), jméno, příjmení (titul) osoby, č. j., ke kterému se dané oznámení vztahuje, datum vyvěšení a datum svěšení Oznámení. Uvádění jakýchkoliv dalších údajů není dovoleno.
- V archivu elektronické úřední desky mohou být ponechána Oznámení o možnosti převzít písemnost nejdéle po dobu 3 let zpětně. Jakákoliv starší Oznámení musí být z archivu elektronické úřední desky zcela odstraněna.
- Pokud si adresát písemnost prokazatelně převezme, pominul důvod dále Oznámení vyvěšovat na úřední desce či v kterékoliv části webových stránek. Totéž platí, pokud adresát využije svého práva pro výmaz osobních údajů a prostřednictvím pověřence pro ochranu osobních údajů požádá o odstranění Oznámení z archivu elektronické úřední desky.
- Ve zcela výjimečných případech může být zveřejněno i samotné celé znění písemnosti (tedy např. celé znění Rozhodnutí o přerušení studia). Odůvodněné případy budou posuzovány individuálně. Takovéto zveřejnění celé písemnosti je možné pouze po předchozím projednání a se souhlasným stanoviskem pověřence pro ochranu osobních údajů UK.
- Vzor Oznámení o možnosti převzít písemnost tvoří přílohu tohoto opatření.
Článek 4
Závěrečné ustanovení
- Toto opatření ruší opatření děkana č. 17/2014 Postup při zveřejňování písemností na úřední desce FSV UK. Evidence v Knize úřední desky fakulty se ruší ke dni 1. 1. 2022.
- Toto opatření vstupuje v účinnost dnem 1. 1. 2022.
Příloha:
doc. PhDr. Alice Němcová Tejkalová, Ph.D.
děkanka fakulty
Za správnost:
Klára Novosadová
sekretariát děkanky a kancelář tajemníka
Ing. Ondřej Blažek
tajemník
